Mikanović S. Radenko Stilovi u MS Word-u #2- prelom dokumenta

Uticaj stilova na prelom dokumenta je daleko veća nego na formatizovanje teksta, ali se to ne primećuje na prvi pogled, pa velika većina korisnika Word-a ove mogućnosti i ne koristi. Pune efekte uticaja stilova na prelom dokumenta ćete sagledati tek ako sve ovo, što je ovde navedeno, i isprobate.
Održavanje hijerarhije
Da bi prelom dokumenta obavili na najbrži mogući način, važno je da poštujete sva ona pravila oko korišćenja stilova u formatizovanju teksta (opisano u prethodnom članku). Prvo što morate da uradite je da, uz View/Print Layout, otvorite paralelni pregled mape dokumenta: View/Document Map i da uočite koliko je trenutna hijerarhija dokumenta korektna. U ovom pregledu, prazna linija znači da ste praznom pasusu dodelili stil nekog naslova, a kako to ne sme tako da ostane, obrišite ga ili mu dodelite stil Normal. Ovde se lako uočavaju i greške u automatskom numerisanju. Mada one nastaju samo zbog vaših grešaka, bićete ubeđeni da tu Word ne radi nešto kako treba.
Za postavljanje stila na pravo mesto u hijerarhiji, potrebno mu je dodeliti Outline Level u formatu Paragraph-a. Na raspolaganju vam je Body Text i još 9 nivoa, a ako ne želite da sebi iskomplikujete život, držite se pravila da stil Normal uvek bude na Body Text nivou, dok će vam Word i sam zabraniti da menjate nivo uobičajenih stilova naslova: Heading1, Heading2,..., Heading9.
Pregled View/Outline omogućava detaljniji pregled i upravljanje hijerarhijom, mada se može reći da ga korisnici baš nisu dobro prihvatili. Outline ima svoje posebne palete alata, pa pomalo zbunjuje, ali ako uzmete u obzir da njime utičete na položaj jednog pasusa (ili selektovanog dela dokumenta) u vertikalnoj i horizontalnoj hijerarhiji, idealan je za isprobavanje. Suštinski, preko Outline pregleda vi ne utičete i ne menjate osobine stila, već jedan ili više pasusa, prebacujete iz jednog u drugi stil, a kako su oni različitih nivoa (Level) tako će izgledati kao da ozbiljno menjate hijerarhiju dokumenta. Lakoća kojom Word ovo postiže daleko je ispred drugih programa za obradu teksta.

a) Razmak između pasusa, Spacing/Before i After, čijom kombinacijom treba postići takav vizuelni efekat da izgleda kao da ste, u naslovima višeg nivoa, ostavili veći prostor ispred (Before)
b) Uzmite u obzir da, ako paragraf ima osobinu Page break before, neće prikazati realan prostor Spacing/Before, pa u tom slučaju treba koristiti manuelni prelom kolone ili strane.
c) Widow/Orpah control neće dozvoliti zaostajanje/istrčavanje jednog reda pasusa u situaciji osetljivog preloma kolone ili strane. Loša strana ove osobine je što dovodi do čestog "skakanja" redova sa jedne na drugu stranu (ili kolonu), pa ako takvih situacija imate više u dokumentu, primetićete da se dokument ponaša "nestabilno" - često menja izgled. Lek za ovu situaciju je da uvedete osobinu Keep lines together, pa da se redovi pasusa drže zajedno ili da zadate manuelni (ili formatizovani) prelom ispred njega.
d) Stilovi svih naslova treba da imaju osobinu Keep with next, čime obezbeđujete da se uvek drže sledećeg pasusa. Potreba za ovim se pojavljuje i kod stilova u kojima se imenuju slike, tabele i slični objekti.
e) Alatka Caption, omogućava da, tabeli ili grafičkom objektu, automatski dodelite svojstvo Keep with next, unesete ime ili prepustite Word-u da vrši automatsku numeraciju kroz stil Caption. Slični efekti se mogu postići ubacivanjem polja AutoNum (Insert/Field/AutoNum) bilo gde kroz dokument, a jedan od najboljih primera za to je obrada pravnih dokumenata i zakona (koji sadrže delove oblika: član X).
U sledećem članku iz Worda, videćete kako se sav posao oko formata pasusa i hijerarhije dokumenta može automatizovati korišćenjem dodatnih alata.

Stranično podešavanje - Layout

Da bi nastavak imao smisla, moramo nešto da kažemo i o sekcijama, mada samo u kratkim crtama. Pod straničnim podešavanjem se podrazumevaju osobine unete kroz Page Setup, kao i sadržaj Header/Footer-a. Page Setup kod Word-a podrazumeva podešavanja za tekuću sekciju, ako vi to drugačije ne odredite, dok se Header/Footer podrazumevaju za ceo dokument. Za svaku sekciju se može definisati - na koji način se započinje njen prelom Section start.
Sekcija može da ima do tri elementa: prva strana, neparna strana i parna strana, što ima najveći uticaj na izgled Header/Footer-a, a podešava se na "Headers and footers", gde Defferent Odd and Even deklariše različite Header/Footer-a na neparnoj i parnoj strani, dok se preko Different first page prva strana sekcije proglašava drugačijom od ostalih. Sve ovo se podešava na kartici Layout dijaloga Page Setup.
Sigurno se pitate-zašto vam sve ovo navodim kada vi to znate i već koristite, pa zato što mnogi tačno znaju šta čemu služi, a kad sve ovo treba da ukomponuju - ništa ne urade. Njihov odgovor liči na "to u Word-u nije dobro rešeno", a njihovo konačno rešenje preloma liči na ubrzano rešeni domaći zadatak.

Zato, prilikom preloma dokumenta sa sekcijama, Header-ima i Footer-ima, uzmite u obzir sledeće:
a) NE uvodite različitost prve strane ako to možete da izbegnete, jer će to od vas zahtevati dodatno angažovanje i dobro poznavanje svega što sledi, ali i više.
b) Prođite kroz ceo dokument preko Browse by Section i proverite numeraciju sekcija. Kod učestalog korišćenja manuelnog prekoma Insert/Break/Section break, dešava se da sekciju ne uočavate, ali u numeraciji vam ne "može pobeći". Nevidljiva sekcija najviše problema može vam zadati u slučaju da ste na Page Setup izabrali Different first page.
c) Unos Header/Footer-a radite tako što izabere Header, uređujete ga od početka do kraja dokumenta, pa tek potom Footer.
d) Nasleđivanje Header-a (isto važi i za Footer) kroz sekcije omogućava opcija Same as Previous (u pregledu View/Header and Footer), što znači da se Header nasleđuje iz prethodne sekcije, ako vi tu opciju ne isključite. Kada je isključite, odmah unesite novi Header, čime će on biti nasleđen u sve naredne sekcije. Jednim prolaskom kroz dokument, raskinućete svako nasleđivanje Headera-a iz sekcije u sekciju (npr. na parnim stranama, a zadržati na neparnim stranama).

Dinamični Header/Footer

Stilovi Header i Footer funkcionišu kao i svi ostali, ali vam se može javiti potreba da sebi uvedete nove stilove (HeaderOdd, HeaderEven, FooterOdd, FooterEven) da biste ih razlikovali na parnim i neparnim stranama. Ovo se savetuje samo u dokumentima sa mnogo sekcija.
Problem kod tako složenih dokumenata (sa 30-ak sekcija) je to što se u Header i Footer svake sekcije mora ući i manuelno uneti tekst. Prevazilaženje ovog problema možete ostvariti korišćenjem Cross-reference funkcija, a moja omiljena je STYLEREF koja daje sadržaj pasusa stila koga specificirate kao argument, kao npr: { STYLEREF "Heading1" }. Možete je uneti tako što uđete u Header, pritisnete kombinaciju Ctrl+F9 (čime ćete dobiti osenčeno polje i vitičaste zagrade), a potom unesete navedeni primer. Potom, preko desnog klika, izabere stavku Update field i pasus (tekst) tekućeg stila na toj strani će biti prikazan. Brzo ćete uočiti da ovo ima smisla uglavnom za naslove ili stilove čija dužina pasusa može da stane u Header. Ubacivanje ostalih Cross-reference funkcija možete usavršiti preko Insert/Cross-reference, gde ćete brzo uočiti da, sve ono što ste radili manuelno može da se automatizuje do neslućenih razmera. Da li treba da vam kažem da je numeracija i imenovanje objekata (tipa tabele, slike i sl.) u ovom slučaju nebitna, kao ni strana na kojoj se nalaze, jer preko ovih funkcija možete da dobijete bilo koju njihovu osobinu (text, broj, stranu, položaj imena u odnosu na objekat,...).
Najveća prednost ubacivanja Cross-reference funkcija u Header/Footer je to što se dinamički ažurira i što ne morate da vodite računa čak ni o nasleđivanju sadržaja Header/Footer-a iz prethodne sekcije. U ovom slučaju definišete različitost samo između parnih i neparnih strana i vodite računa o stilovima Header/Footer-a na neparnim i parnim stranama.

Ostalo

Organizer: Da biste iz dokumenta u dokument mogli da izvršite kopiranje (ili brisanje) nekog od stilova (i ne samo stilova), treba da otvorite Tools/Macro/Macros/Organizer... Slažem se da je ovaj alat mogao biti i na pristupačnijem mestu, ali je zbog rizika slučajnog brisanja ili preimenovanja objekata, kao što su Toolbars i Macros, možda je i bolje da ga je nešto teže naći.

Ovde možete da otvorite bilo koja dva dokumenta ili Template-a i da iz jednog u drugi prekopirate jedan ili više stilova, AutoText-a. Akcije sa ostalim objektima vam ne preporučujem, ako nemate iskustva u njihovom kreiranju i obradi.
Iskoristite Template: Čuvajući prazan dokument kao Template (*.dot faj na User Tempales lokaciju), sačuvaćete sve primenjene stilove i stranično podešavanje, što će vam dati mogućnost da neki drugi dokument, veoma brzo, preformatizujete prema ovom šablonu. Jedini uslov za korektno izvršenje ove akcije je da imate istoimene stilove u dokumentu i šablonu, a preformatizovanje možete da izvedete na sledeći način:
1. Format/Theme/Style Gallery..
2. odabere šablon iz liste i uočite kako je vaš dokument preformatizovan (prema šablonu)
3. potvrdite na OK, a ako vam se primena ne svidi, akciju možete da vratite na Undo.
Sadržaj: Tek ako ste dokument uredili koristeći stilove, bez mnogo angažovanja, možete da kreirate i automatski sadržaj. Insert/Index and Tables daje mogućnost da kreirate: index markiranih pojmova (Index), klasičan sadržaj (Table of Contents), listu slika ili tabela (Table of Figure), kao i literaturu. Fleksibilnost ovog alata je neverovatna, ali samo pod uslovom da hijerarhija dokumenta bude pefrektna i da od njega ne tražite ono što ni manuelno ne bi mogli da uradite. Sadržaj je u pozadini samo jedna funkcija (TOC), a može da izgleda jednostavno kao: {TOC \o "1-2"} ili nešto složenije kao: {TOC \Z \T "HEADING 1;4;RUBRIKA;1;AUTOR;3;PODRUBRIKA;2" \N "1-3"}. Kreirani dinamični deo dokumenta se automatski osvežava prilikom otvaranja ili štampanja dokumenta, što korisnik može opciono da podesi, dok se manuelno osveženje može obaviti na desni klik mišem/Update field.

Master document

Master Document ima mogućnost da u jednu celinu integriše više (sadržajno) nezavisnih dokumenata, gde se dokumenti ažuriraju (edituju) iz centralnog dokumenta, dok je za stilove zadužen samo jedan - Master Document-a. Pojedinačna dokumenta zadržavaju pravo na "lokalno" uređenja svojih stilova, ali se to može videti samo ako su otvoreni samostalno (a ne kroz Master). Sva upravljanja Master dokumentom mogu se vršiti preko Outline View.

Prednost Master dokumenta se najpre može sagledati kod: upravljanja dokumentima velikog obima, povezivanje dokumenata više autora u lokalnoj mreži, ali se ne može reći da je upravljanje Masterom jednostavno. Ako Master ima ovakve mogućnosti kod "linkovanja" dokumenata, šta je sa slikama i drugim OLE objektima? Naravno da se i takvi objekti ubacuju preko Linka, jer je kasniji rad na njima, kroz specijalizovane programe, daleko bolji i fleksibilniji. Čim se otvori dokument, Word izvrši osvežavanje objekata koji su ubačeni preko Link, što kasnije može i manuelno da se uradi, pa čak nekom objektu možete promeniti Link Souce preko Edit/Links.

Rezime

Ako ste iz ovog teksta poželeli da sve isprobate i da bi ubuduće trebalo da više vremena posvetite korišćenju stilova, boljem prelomu i korišćenju funkcija koje MS Word nudi, a sve manje da kucate i ispravljate stare tekstove - nismo izgubili vreme.

Verzija za štampu